Adjointe administrative – Gestion de dossiers (FIle Manager)

Notre bureau de Quebec City est présentement à la recherche d’un Adjoint(e) administratif (ve) – Gestion de dossiers pour faire partie de notre équipe en pleine expansion! Si vous aimez le travail d’équipe, vous possédez de l’expérience en tant qu’adjoint(e) administratif (ve), vous êtes organisé(e), autonome et savez gérer les priorités? Ce poste est pour vous.  En tant qu’adjoint(e) administratif(ve) – Gestion de dossiers vous serez responsable, en collaboration avec les chargés de projets de:

  • Effectuer la saisie de données, le suivi et la mise à jour des dossiers tout en respectant les normes et procédures de l’entreprise
  • S’assurer que la facturation hebdomadaire soit complétée
  • Fournir aux chargés de projets une mise à jour des dossiers nécessitant une attention particulière
  • Travailler en étroite collaboration avec les chargés de projets afin de s’assurer qu’aucun dérapage dans la planification des projets n’entraine de délai.
  • Assurer un suivi auprès des clients/fournisseurs/partenaires de façon professionnelle et courtoise.
  • Contribue à la rentabilité et à la conformité des opérations de ses projets et fait partie des révisions régulières de ceux-ci avec l’équipe de direction.

Expérience essentielle et formation requises 

  • Minimum 3 ans expérience dans un environnement de bureau
  • Connaissance de la suite Office
  • 75 mots par minutes
  • Capable de travailler de façon autonome et en équipe
  • Disponible pour se déplacer sur les différents sites à l’occasion
  • Diplôme d’études collégial ou de secrétariat ou expérience pertinente.

Tout ce qui suit serait considéré comme un atout

  • Bilinguisme
  • Expérience dans le domaine de la restauration après sinistre ou la construction
  • Connaissance du programme Xactimate et Xactanalysys

Restauration PremièreAction est une des plus grandes entreprises indépendantes de restauration en cas de catastrophe au Canada. Nous fournissons des services inégalés d’urgence, de restauration et reconstruction aux clients résidentiels, commerciaux, industriels et dans l’industrie de l’assurance. Avec une couverture d’un bout à l’autre du Canada et d’un service d’urgence 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7, nous offrons un large éventail de services qui corrigent les dommages causés par les incendies, les inondations, les vents, les moisissures, les risques environnementaux, les accidents et autres pertes dans n’importe quel type d’installation.

Pourquoi choisir de faire partie de l’équipe de Première Action :

  • Régime de retraite mise en place par l'employeur
  • Plan de santé exceptionnelle, y compris médical, dentaire et vision
  • Programme d’aide aux employés
  • Congés payés Assistance éducative, développement professionnel et opportunités de croissance interne
  • Possibilité de mouvement de carrière national
  • Environnement sain / Équilibre de vie

Nous tenons à remercier tous les candidats à l’avance. Toutefois, seuls les candidats sélectionnés pour une entrevue seront contactés.

FirstOnSite Restoration has an opportunity for a File Manager in our Quebec City branch.

FirstOnSite Restoration is the largest independent disaster restoration company in Canada. We provide unsurpassed emergency response, restoration and reconstruction services to the insurance industry, residential, commercial and industrial customers. With coast-to-coast coverage and 24/7 emergency service, we offer a wide range of services that remediate conditions caused by fires, floods, winds, mold, environmental hazards, accidents and other casualties at any type of facility.

Position Summary:

The File Manager (FM) manages the life cycle of job files from initiation through to receipt of payment.  They will be responsible for multiple files at any given time. They are responsible for the quality of each file in terms of accuracy and completeness of documentation combined with making sure that timelines are met.  Working together with local branch and corporate teams, File Managers ensure that files are updated, documented and all key performance indicators (KPI’s) are achieved.  They will contribute to timely project completion through effective and knowledgeable application of the ClaimTrak, Xactimate, Xactanalysis, and Microsoft Office software applications.  They will project manage the full life-cycle of the file with all stakeholders.

Responsibilities:

  • Continuously reviews projects to make sure that Customer and FirstOnSite Standards and KPI’s are being met. 
  • Ensures all tasks and filing of documentation are completed by following up with the Project Managers, Construction Managers and other stakeholders as required or to Office Manager/File Management Lead. 
  • Ensures that all invoicing is completed in compliance with the FirstOnSite Standards to achieve weekly billing goals
  • Ensure that all Account Receivable protocols are met, and works together with Project Managers to ensure collections issues are addressed quickly. 
  • As the project manager of the file:
  • Reports on and provides action plans with respect to ile management issues and concerns to the File Management Lead and Branch Manager.
  • Collaborates with PM(s) and CM(s)on a daily basis regarding projects requiring attention and/or approaching deadlines to ensure no slippage in project planning resulting in a controlled delivery.
  • Undertakes file management in accordance with national file management processes, practices and guidance as established by the national File Management and Invoicing Team.
  • Follows and leads by example all FirstOnSite health and safety policies and procedures are followed for all FirstOnSite personnel and sub-contractors.
  • Strives to continually improve through specific development plans.
  • System data entry, tracking and updates (Xactimate, XactAnalysis, ClaimTrak).
  •  Provides critical analysis of job performance including job costing, profitability,  invoice accuracy, and application of customer standards.  Corrects/coordinates correction as necessary.
  • Follows FirstOnSite Standard Operating procedures for data entry.
  • Receives, screens, logs and routes correspondence, attaching necessary background information and maintain follow-up system for action and deadlines. 
  • Interacts with oral/written communication with internal stakeholders, and external clients/customers presenting a polished, professional impression of the company.

Qualifications & Skills

  • Intermediate/Advanced Computer Skills:  ClaimTrak, Word, Excel, Outlook, Xactimate and XactAnalysis and keep skills updated.
  • Typing skills min. 50WPM.
  • Strong verbal and written communications skills.
  • Strong administration and record keeping skills.
  •  Basic accounting / business math skills.

 Education & Experience

  • College Diploma or certification; or combination of relevant training courses in related fields and relevant experience may be acceptable in lieu of the academic requirements.
  • Minimum 3-5 years’ experience in an office environment.
  • Experience in the insurance restoration industry an asset.

Do you have what it takes to be part of the FirstOnSite team? We look for the following qualities in our team members:

  • Customer Service Oriented
  • Dependable
  • Productive
  • Quality Focused

Why choose to be part of the FirstOnSite team?

  • Exceptional extended health plan including medical, dental and vision.
  • Employee Assistance Program
  • Educational assistance, professional development, and internal growth opportunities
  • Opportunity for national career movement
  • Variable pay/Incentive plan opportunities
  • Company vehicle
  • Option to travel and assist with large coast to coast projects

Interested candidates whose resume and cover letter best demonstrate how they meet the qualifications of the position will be contacted for an interview. Candidates must be able to provide a clear criminal background check to be eligible for hire.